Politique de confidentialité des renseignements personnels
Entrée en vigueur le 1er janvier 2024
L’OPIQ peut modifier cette politique en tout temps. Le cas échéant, un avis de modification sera diffusé préalablement sur notre site Internet.
Cette politique vise à vous informer de nos pratiques à l’égard des renseignements personnels que nous recueillons par un moyen technologique. Pour connaitre l’ensemble de nos règles et processus visant à protéger votre vie privée, consultez notre Cadre de gouvernance à l’égard des renseignements personnels, de l’accès à l’information et de la sécurité de l’information.
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1- Renseignements personnels recueillis par un moyen technologique |
Dans le cadre de l’exercice de ses attributions liées à sa mission de protection du public et de ses autres activités, l’OPIQ recueille des renseignements personnels par un moyen technologique.
Si vous êtes une personne candidate à l’externat en inhalothérapie, nous recueillons des renseignements d’identification, vos coordonnées, des renseignements scolaires et relatifs au travail.
Si vous êtes une personne candidate à l’exercice de la profession ou un(e) membre de l’Ordre, nous recueillons des renseignements d’identification, vos coordonnées personnelles et professionnelles, des renseignements scolaires, relatifs au travail et à la formation (initiale, complémentaire et continue), à l’exercice en société, des renseignements judiciaires/disciplinaires et de santé, ainsi que d’autres renseignements pouvant avoir une incidence sur votre habilitation à exercer des activités professionnelles ou à porter un titre réservé lié à l’inhalothérapie, l’encadrement, le contrôle ou la surveillance de l’exercice de la profession.
Si vous êtes une personne du public, nous recueillons votre nom et vos coordonnées, ainsi que tout renseignement nécessaire afin de traiter votre demande, de mener une enquête ou dans le cadre d’un dossier au conseil de discipline.
Si vous êtes une personne candidate à un emploi ou à une fonction à l’OPIQ, ou un(e) membre du personnel (incluant les membres du conseil d’administration et membres de comités), nous recueillons des renseignements d’identification, vos coordonnées, des renseignements, scolaires, relatifs au travail et à la formation. Dans le cadre des élections à un poste de membre du conseil d’administration, nous recueillons les renseignements prévus au Règlement sur l’organisation de l’Ordre professionnel des inhalothérapeutes du Québec et les élections à son conseil d’administration.
Si vous êtes une personne candidate ou participant à des activités de communication de l’Ordre ou bien à un concours que nous organisons, nous recueillons avec votre autorisation écrite, des renseignements variant selon le projet, notamment d’identification, des renseignements scolaires et relatifs au travail, vos coordonnées, des images, des photos, du contenu audio et vidéo.
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2- Utilisation des renseignements personnels |
Les renseignements personnels recueillis sont conservés pour le temps nécessaire à leur utilisation et selon notre calendrier de conservation.
Les renseignements personnels recueillis servent principalement aux fins suivantes :
Contrôler l’exercice de la profession
- déterminer si une personne possède la formation, les compétences, l’intégrité, les capacités physiques et psychologiques et les qualités requises à l’exercice de la profession et au titre réservé (p. ex. demandes de délivrance de permis et d’inscription au Tableau de l’Ordre);
- dresser et maintenir à jour le Tableau des membres et le registre des externes en inhalothérapie;
- vérifier la qualité de l’exercice professionnel d’un(e) membre (p. ex. inspection professionnelle);
- assurer l’actualisation des connaissances professionnelles (p. ex. formation continue);
- mener une enquête sur une infraction aux lois professionnelles (p. ex. infraction pénale, disciplinaire ou aux normes d’éthique et de déontologie des administrateur(-trice)s et membres de comités) et y donner suite;
- dans le cadre d’un dossier du conseil de discipline de l’OPIQ;
- procéder à une conciliation ou à un arbitrage de comptes.
Pour des activités de communications
- transmettre des avis et des communications aux membres et aux externes en inhalothérapie;
- assurer une représentation authentique d’inhalothérapeutes et de leur patientèle dans les communications de l’Ordre, incluant des campagnes de promotion de la profession;
- assurer la participation d’inhalothérapeutes à divers comités internes ou externes à l’Ordre.
Pour pourvoir un poste et gérer les ressources humaines (incluant les comités et les membres du conseil d’administration)
- embaucher une personne et gérer les relations de travail;
- procéder aux élections au conseil d’administration et aux nominations de membres de comités;
- verser des allocations et remboursements des dépenses.
Pour répondre à une demande ou fournir un service
- dans le cadre d’une demande d’accès à l’information relative à la protection des renseignements personnels ou de conciliation et arbitrage de comptes par exemple;
- attester du statut professionnel d’un(e) membre auprès d’une autre province ou d’un autre territoire;
- tenir une activité (p. ex. formation continue, journée des responsables de services) ou fournir un service (p. ex. vote électronique).
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3- Moyens technologiques utilisés |
Les renseignements personnels sont recueillis par les moyens technologiques suivants :
- Portails Web
- Courriels
- Formulaires transmis électroniquement
- Plateformes de fournisseurs externes (p. ex. Campus OPIQ)
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4- Personnes ayant accès aux renseignements personnels |
Membres du personnel incluant les membres du conseil d’administration et membres de comités
En fonction de leurs tâches, seuls les membres du personnel dont les fonctions le requièrent accèdent aux renseignements personnels. Leur accès est limité à ce qui est nécessaire pour accomplir leur travail.
Partenaires et fournisseurs de services
Des renseignements personnels peuvent être communiqués à des partenaires et fournisseurs de services, lorsque nécessaire (p. ex. institution financière, services informatiques, gestionnaire de documents, vote électronique, etc.).
Ces fournisseurs ont seulement accès aux renseignements personnels dont ils ont besoin pour fournir les services requis. De plus, ils s’engagent de façon écrite à utiliser des mécanismes de sécurité et de protection de la confidentialité aussi rigoureux que ceux de l’Ordre.
L’OPIQ privilégie l’hébergement de renseignements personnels au Québec et au Canada. Toutefois, certains renseignements personnels peuvent être communiqués à l’extérieur du Québec.
Pour l’application d’une loi ou d’un règlement
Des renseignements peuvent être fournis à un tiers lorsque cela est nécessaire pour assurer le respect d’une loi ou d’un règlement.
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5- Mesures de protection |
La sécurité de vos renseignements personnels revêt une grande importance pour nous. L’OPIQ a instauré des mesures de sécurité physiques, organisationnelles, contractuelles et technologiques appropriées et raisonnables, pour protéger vos renseignements personnels contre la perte ou le vol, et contre l’accès, la divulgation, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisés. Afin d’assurer la confidentialité des renseignements personnels recueillis, l’Ordre met en place notamment les mesures suivantes :
- Contrôles des accès aux renseignements personnels;
- Formation des membres du personnel (incluant les membres du conseil d’administration et membres de comités) et encadrement contractuel des partenaires et fournisseurs;
- Mesures de cybersécurité et outils technologiques sécuritaires.
Pour les détails sur les mesures de protection prises pour assurer la sécurité de vos renseignements personnels, consultez notre Cadre de gouvernance à l’égard des renseignements personnels, de l’accès à l’information et de la sécurité de l’information.
Malgré ces mesures, aucune méthode de transmission ou de stockage n’est complètement sure ni à l’abri d’une erreur. Par conséquent, nous ne pouvons malheureusement pas garantir une sécurité absolue. Si vous avez des raisons de croire que votre interaction avec nous n’est plus sécurisée (par exemple, si vous craignez que les renseignements d’identification de votre compte soient compromis), contactez-nous immédiatement en utilisant les coordonnées fournies ci-dessous. Si nous avons connaissance d’une brèche de sécurité pouvant entrainer un préjudice sérieux touchant vos renseignements personnels, nous vous en informerons et nous aviserons aussi les autorités compétentes dès que possible, conformément aux lois.
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6- Droits des personnes concernées par un renseignement personnel |
Toute personne concernée par un renseignement personnel peut :
- Refuser de fournir un renseignement, retirer un consentement à la collecte d’un renseignement personnel, à l’utilisation, à sa diffusion ou à sa communication.
Toutefois, en cas de refus ou de retrait de consentement, nous pourrions alors ne pas être en mesure de traiter votre demande ou de fournir les services requis. De plus, lorsque la communication d’un renseignement personnel est obligatoire selon la loi (p. ex. contrôle de l’exercice de la profession), le refus pourrait engager des conséquences judiciaires, administratives ou disciplinaires. Nous vous expliquerons alors l’impact du refus ou du retrait de votre consentement afin de vous aider dans votre décision.
- Demander la consultation et la communication des renseignements personnels la concernant
→ Certains renseignements peuvent être consultés et modifiés directement sur les interfaces virtuelles (p. ex. portail des membres, CAMPUS OPIQ).
→ Consultez notre page Web Accès et protection des renseignements personnels pour les détails.
- Demander la correction d’un renseignement personnel inexact
- Demander la désindexation d’un renseignement personnel
- Faire une plainte relative à la protection des renseignements personnels, conformément au titre IV du Cadre de gouvernance à l’égard des renseignements personnels, de l’accès à l’information et de la sécurité de l’information.
Pour faire valoir ces droits, communiquez avec la personne responsable de l’accès et de la protection des renseignements personnels, dont le nom et les coordonnées sont indiqués sur la page Web en hyperlien.
Note : des restrictions prévues dans la loi et les règlements s’appliquent. Entre autres, lorsque le renseignement personnel est détenu dans le cadre des activités de contrôle de l’exercice de la profession.
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7- Application de la politique |
Si vous avez des questions concernant cette politique, nous vous invitons à communiquer avec nous à : dir.juridique@opiq.qc.ca.
Version antérieure
Vous pouvez accéder à la version précédente de la Politique de confidentialité et l’avis de modification correspondant, via les hyperliens intégrés.