Dès la fin de la période de mise en candidature, si le nombre de candidats est supérieur au nombre de postes à combler, le Secrétaire de l’Ordre transmet à chacun des membres ayant droit de vote dans la région où un administrateur doit être élu, les documents suivants :
un bulletin de vote certifié indiquant le nom des candidats(e)s ainsi qu’une enveloppe destinée à recevoir ce bulletin (enveloppe intérieure) et sur laquelle est inscrit « Bulletin de vote » ;
une enveloppe-réponse préadressée au Secrétaire de l’Ordre et sur laquelle est écrit le mot « Élection » ;
le curriculum vitæ et la photo de chaque candidat, le cas échéant si conformes au format demandé.